Privacybeleid

1. Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens

Databaseonline B.V., handelend als DatabaseOnline, Kade 28, 4703 GG Roosendaal, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 30171190, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in dit beleid, tenzij paragraaf 8 anders bepaalt. U bereikt ons via danny.riebeek@databaseonline.nl of via de contactpagina.

DatabaseOnline is ook het bedrijf achter SQLTreeo, SSMS Addon, SSMSFolders, 24x7DBA, SQLServerSpecialist en Office365 Mail Solutions. Die websites en producten hebben hun eigen privacyverklaringen. Dit beleid geldt voor www.databaseonline.nl en de consultancy- en monitoringdiensten die onder de naam DatabaseOnline worden geleverd.

2. Welke gegevens we verzamelen

Wanneer u contact met ons opneemt

Gebruikt u het contactformulier of mailt u ons, dan ontvangen we de gegevens die u opgeeft: uw naam, bedrijf, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer als u dat geeft, het gekozen onderwerp en de inhoud van uw bericht. Het contactformulier opent uw eigen e-mailprogramma; er wordt niets op deze website opgeslagen wanneer u het verzendt.

Wanneer u de website bezoekt

Onze hostingprovider legt voor elk verzoek technische gegevens vast in een serverlog: het IP-adres van uw apparaat, datum en tijd, de opgevraagde pagina, de verwijzende pagina, browsertype en besturingssysteem. We gebruiken deze gegevens om de website beschikbaar en veilig te houden. Deze website gebruikt geen analytics- of advertentiecookies. Zie het cookiebeleid voor details.

Wanneer we voor u werken

Wordt u klant, dan verwerken we de zakelijke contactgegevens van de mensen met wie we werken: namen, functies, e-mailadressen, telefoonnummers, escalatie- en bereikbaarheidsgegevens, en de inhoud van onze communicatie, tickets en rapporten. Voor facturatie verwerken we bedrijfsgegevens, btw-nummer en betalingskenmerken.

Gegevens in uw databases

Onze consultants en ons monitoringplatform hebben toegang tot uw databaseomgevingen. Onze monitoring verzamelt technische metrics en metadata, zoals instancenamen, wait statistics, jobresultaten, backuphistorie en errorlogregels. Het kopieert niet de bedrijfsdata in uw tabellen. Tijdens consultancywerk kunnen we incidenteel persoonsgegevens in uw systemen zien, bijvoorbeeld bij het analyseren van een query. In die situatie treden we op als verwerker namens u; zie paragraaf 8.

3. Waarom we uw gegevens gebruiken en op welke grondslag

We gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering, en we verkopen geen persoonsgegevens.

4. Hoelang we uw gegevens bewaren

• Vragen die niet tot een opdracht leiden: 12 maanden na ons laatste contact, daarna verwijderd.
• Contactgegevens van klanten en projectcommunicatie: gedurende de opdracht en 2 jaar daarna, zodat we vragen over geleverd werk kunnen beantwoorden.
• Contracten, facturen en betalingsgegevens: 7 jaar, zoals de Nederlandse belastingwetgeving vereist.
• Serverlogs van de website: 30 dagen.
• Monitoringmetrics en metadata: gedurende het monitoringcontract en 90 dagen daarna, tenzij u ons vraagt ze eerder over te dragen of te verwijderen.

5. Wie uw gegevens ontvangt

We delen persoonsgegevens alleen met partijen die ons helpen ons bedrijf te runnen, onder een contract dat hen verplicht die te beschermen:

• Onze webhostingprovider, voor het serveren van deze website en het opslaan van serverlogs.
• Microsoft, voor e-mail, agenda, documentopslag en Microsoft Teams (Microsoft 365), en voor Microsoft Azure waar een klantomgeving of ons monitoringplatform daar draait.
• Onze accountant en, waar wettelijk vereist, de Belastingdienst.

We delen uw gegevens niet met andere partijen, tenzij de wet dat vereist of u ons dat vraagt, bijvoorbeeld wanneer we samenwerken met uw andere leveranciers.

6. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

We bewaren en verwerken gegevens waar mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte. Deze website wordt volledig vanaf onze eigen hosting geserveerd, inclusief de lettertypen, zodat het laden van een pagina geen verzoek naar Google of een andere derde partij stuurt. Microsoft 365-gegevens worden opgeslagen in EU-datacenters, en Microsoft past de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie toe voor eventuele supporttoegang van buiten de EER.

7. Hoe we uw gegevens beschermen

Alle verbindingen met deze website en met onze systemen zijn versleuteld met TLS. Toegang tot klantomgevingen gebruikt persoonlijke accounts, minimale rechten en multifactorauthenticatie, en wordt ingetrokken wanneer een opdracht eindigt. Ons team is gebonden aan geheimhoudingsovereenkomsten. Meer details staan op de beveiligingspagina.

8. Wanneer we gegevens namens u verwerken

Wanneer DatabaseOnline uw databaseomgevingen beheert, bewaakt of erin werkt, blijft u de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in die systemen en treedt DatabaseOnline op als uw verwerker. We tekenen een verwerkersovereenkomst die de instructies, beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, melding van datalekken en verwijdering aan het einde van het contract vastlegt. Vraag naar onze standaardovereenkomst of stuur ons de uwe.

9. Uw rechten

Onder de AVG heeft u het recht om:

• de persoonsgegevens die we over u hebben in te zien en een kopie te ontvangen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren en onvolledige gegevens te laten aanvullen;
• uw gegevens te laten wissen wanneer we ze niet meer nodig hebben of u uw toestemming intrekt;
• het gebruik van uw gegevens te beperken zolang een vraag daarover wordt afgehandeld;
• de gegevens die u ons gaf in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, inclusief marketingcontact.

Stuur uw verzoek naar danny.riebeek@databaseonline.nl. We antwoorden binnen een maand. We kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen voordat we een verzoek uitvoeren. Bent u niet tevreden met ons antwoord, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Kinderen

Deze website en onze diensten zijn gericht op bedrijven. We verzamelen niet bewust gegevens van personen onder de 16.

11. Wijzigingen in dit beleid

We werken dit beleid bij wanneer onze diensten of de wet veranderen. Het versienummer en de ingangsdatum bovenaan geven aan welke versie geldt. Ingrijpende wijzigingen die bestaande klanten raken, kondigen we per e-mail aan.

12. Contact